ÇALIŞMA DETAYI
Stok ve sipariş operasyonu
Çok kiracılı ortamda stok hareketleri, sipariş ve tedarik sinyallerinin tek hat üzerinden okunabilir hale getirilmesi.
Bu çalışma bir ürün tanıtımı değil; belirli bir operasyon problemini nasıl ele aldığımın özeti.
Başlangıç noktası
KOBİ'lerde stok yönetimi çoğu zaman "bir tablo" zannedilir.
Gerçekte problem şudur:
Örnek Senaryo:
İşletme A Excel'de stok takibi yapıyordu; üretim sırasında un tükendi ama Excel güncellenmedi. Acil sipariş verildi, fazla alım yapıldı. İşletme B sayım yaparken üretimi durdurdu; farklar bulundu ama kayıt tutulmadı. İşletme C tedarikçiyle WhatsApp üzerinden sipariş verdi; fiyat değişikliği kayboldu, maliyet hesapları yanlış çıktı.
- •stok anlık görünmez → tükenme / fazla alım
- •sipariş "acil durum" refleksiyle yapılır
- •sayım operasyonu üretimi durdurur, farklar kaybolur
- •tedarikçi iletişimi WhatsApp'ta kalır, kayıt ve iz sürme yoktur
- •maliyet hesaplama yöntemi, operasyonel kararları doğrudan etkilediği için geç fark edilmemelidir
Bu platform, stok ve siparişi bir "ekran" değil; operasyon sistemi olarak ele aldı.
Bu çalışmadaki 3 ana karar
"Stok" bir sayı değil, bir muhasebe akışıdır
Problem
Stok genelde elle güncellenen bir sayı olarak tutulur; hatayı kimse fark etmez.
Karar
Stoku "tek gerçek kaynak" üzerinden yönetmek: stok hareketi (movement) merkezli model.
Ortaya çıkan yapı
Her artış/azalışın sebebi, zamanı ve yapanı kayda girer; stok artık tartışılmaz bir gerçeğe dönüşür.
Giriş
Sipariş #1234 - Un
Sayım farkı düzeltmesi
Sipariş #1235 - Un
Çıkış
Ekmek üretimi - Parti #EKM-2024-016
Son kullanma tarihi geçmiş
Durum
Minimum seviye: 600 kg
Sipariş "tek buton" değil, kontrollü bir yaşam döngüsüdür
Problem
Siparişler reaksiyonla açılır; kontrolsüz gider; teslim alınca da stok ve maliyet sapar.
Karar
Siparişleri taslak → onay → gönderim → teslim yaşam döngüsüyle yönetmek; her adımı rol yetkisiyle korumak.
Ortaya çıkan yapı
Hatalı sipariş riski görünür ve kontrol edilebilir hale gelir; harcama takibi kolaylaşır, teslim alma stokla bağlanır.
Tedarikçi: ABC Gıda Ltd.
PO #1234
Kalem Sayısı
12
Toplam Tutar
₺45,230
Kritik stok “rapor” değil; uyarı ve bildirim mantığıdır
Problem
Stok, “bittiğinde” fark edilirse sipariş refleksleşir; üretim/satış kesilir ve maliyet sapmaları büyür.
Karar
Uyarıyı veriden üretmek: min/max eşikleri + tüketim hızı + tedarik süresiyle kritik stok sinyali oluşturmak ve bildirim merkezine akıtmak.
Ortaya çıkan yapı
“Bitmeden önce fark etme” mümkün olur: ekipler zamanında aksiyon alır, sipariş ve stok dengesi proaktif yönetilir.
Amaç maksimum doluluk değil, kritik seviyeleri erken görmek.
Amaç: stok bilgisini rapor değil, aksiyon üreten bir uyarı katmanına dönüştürmek.
Uyguladığımız Kontrol Yüzeyleri
- •Onay kapıları: kimin hangi adımı geçebileceği süreçte gerçek kapıdır (özellikle sayım düzeltmeleri ve sipariş onayları).
- •Sayımı görev bazlı ve onay kapılı kurgulamak: farkların izlenebilir kalması ve operasyonun durmaması için.
- •Tedarikçi tarafını 'portal' gibi değil, sipariş durum senkronu ve kayıt bütünlüğü olarak ele almak.
- •Audit log ile 'kim, neyi, ne zaman' sorusunu sistemin parçası yapmak: tartışma yerine kayıt.
- •Çok kiracılı izolasyon ile veriyi organizasyon bazında ayrıştırmak: yanlış erişim riskini tasarımdan kapatmak.
Ortaya çıkan yapı
Bu çalışmayla birlikte:
- ✓stok tükenmesi ve fazla alım riski görünür ve yönetilebilir hale gelir
- ✓siparişler kontrol altına girer, kayıt kaybolmaz
- ✓sayım farkları izlenebilir hale gelir
- ✓tedarikçi iletişimi dağınıklıktan çıkar
- ✓operasyon görünürleşir ve müdahale noktaları netleşir
Bu iyileşmeler; hareket-kayıt modeli, status yaşam döngüsü ve sayım onay kapısı ile aynı veri üzerinde çalıştığı için ortaya çıkar. Stok artık "tahmin" değil, "hesap" haline gelir.
Bu çalışmayla birlikte stok hareketleri, sipariş akışı ve kritik uyarılar tek zeminde okunur hale geldi. Asıl fark, kararların tahminle değil kayıtlı hareketler ve açık eşikler üzerinden alınmaya başlamasıydı.
Eğer kurumunuzda stok ve sipariş süreçleri hâlâ Excel ve WhatsApp üzerinden ilerliyorsa; hangi noktada kontrol kaybolduğunu birlikte çıkarabiliriz.
Örnek çalışma
Başvuru, değerlendirme ve kurul hattını tek sistem mantığında birleştiren operasyon kurgusu
Başvuru, hakem ve kurul hattı tek operasyon omurgasında değildi; süreçler e-posta ve dosyalar arasında dağınıktı.
Sistem kararlarını inceleyin→Örnek çalışma
Kullanıcı keşfi ile işletme tarafını aynı yapıda buluşturan iki taraflı sistem kurgusu
Kullanıcı keşfi ile işletme tarafının geri bildirim ve görünürlük ihtiyaçları aynı sistem mantığında birleşmiyordu.
Sistem kararlarını inceleyin→Süreci birlikte değerlendirelim
Eğer süreçleriniz dışarıdan çalışıyor gibi görünse de içeride belirsizlik, tekrar ve sürtünme üretiyorsa; ilk çerçeveyi birlikte çıkarabiliriz.