VAKA DETAY
Çok Kiracılı Stok, Sipariş ve Tedarikçi Operasyon Yönetimi
Stok, sipariş, sayım ve tedarikçi süreçlerini; çok kiracılı güvenlik ve uçtan uca izlenebilirlikle tek yerde yöneten operasyon platformu.
Süreçleri sadece dijitalleştirmek değil; doğru adımlara bölmek, onay mekanizmalarıyla hatayı azaltmak ve karar almayı hızlandırmak hedeflenir.
Başlangıç Noktası
KOBİ'lerde stok yönetimi çoğu zaman "bir tablo" zannedilir.
Gerçekte problem şudur:
Örnek Senaryo:
İşletme A Excel'de stok takibi yapıyordu; üretim sırasında un tükendi ama Excel güncellenmedi. Acil sipariş verildi, fazla alım yapıldı. İşletme B sayım yaparken üretimi durdurdu; farklar bulundu ama kayıt tutulmadı. İşletme C tedarikçiyle WhatsApp üzerinden sipariş verdi; fiyat değişikliği kayboldu, maliyet hesapları yanlış çıktı.
- •stok anlık görünmez → tükenme / fazla alım
- •sipariş "acil durum" refleksiyle yapılır
- •sayım operasyonu üretimi durdurur, farklar kaybolur
- •tedarikçi iletişimi WhatsApp'ta kalır, kayıt ve iz sürme yoktur
- •maliyet hesaplama yöntemi, operasyonel kararları doğrudan etkilediği için geç fark edilmemelidir
Bu platform, stok ve siparişi bir "ekran" değil; operasyon sistemi olarak ele aldı.
Bu Vakanın 3 Ana Kararı
"Stok" bir sayı değil, bir muhasebe akışıdır
Problem
Stok genelde elle güncellenen bir sayı olarak tutulur; hatayı kimse fark etmez.
Karar
Stoku "tek gerçek kaynak" üzerinden yönetmek: stok hareketi (movement) merkezli model.
Sonuç
Her artış/azalışın sebebi, zamanı ve yapanı kayda girer; stok artık tartışılmaz bir gerçeğe dönüşür.
Giriş
Sipariş #1234 - Un
Sayım farkı düzeltmesi
Sipariş #1235 - Un
Çıkış
Ekmek üretimi - Parti #EKM-2024-016
Son kullanma tarihi geçmiş
Durum
Minimum seviye: 600 kg
Sipariş "tek buton" değil, kontrollü bir yaşam döngüsüdür
Problem
Siparişler reaksiyonla açılır; kontrolsüz gider; teslim alınca da stok ve maliyet sapar.
Karar
Siparişleri DRAFT → onay → gönderim → teslim yaşam döngüsüyle yönetmek; her adımı rol yetkisiyle korumak.
Sonuç
Hatalı sipariş azalır, harcama kontrol altına girer, teslim alma stokla otomatik bağlanır.
Tedarikçi: ABC Gıda Ltd.
PO #1234
Kalem Sayısı
12
Toplam Tutar
₺45,230
Kritik stok “rapor” değil; uyarı ve bildirim mantığıdır
Problem
Stok, “bittiğinde” fark edilirse sipariş refleksleşir; üretim/satış kesilir ve maliyet sapmaları büyür.
Karar
Uyarıyı veriden üretmek: min/max eşikleri + tüketim hızı + tedarik süresiyle kritik stok sinyali oluşturmak ve bildirim merkezine akıtmak.
Sonuç
“Bitmeden önce fark etme” mümkün olur: ekipler zamanında aksiyon alır, sipariş ve stok dengesi proaktif yönetilir.
Amaç maksimum doluluk değil, kritik seviyeleri erken görmek.
Amaç: stok bilgisini rapor değil, aksiyon üreten bir uyarı katmanına dönüştürmek.
Uyguladığımız Kontrol Yüzeyleri
- •Onay kapıları: kimin hangi adımı geçebileceği süreçte gerçek kapıdır (özellikle sayım düzeltmeleri ve sipariş onayları).
- •Sayımı görev bazlı ve onay kapılı kurgulamak: farkların izlenebilir kalması ve operasyonun durmaması için.
- •Tedarikçi tarafını 'portal' gibi değil, sipariş durum senkronu ve kayıt bütünlüğü olarak ele almak.
- •Audit log ile 'kim, neyi, ne zaman' sorusunu sistemin parçası yapmak: tartışma yerine kayıt.
- •Çok kiracılı izolasyon ile veriyi organizasyon bazında ayrıştırmak: yanlış erişim riskini tasarımdan kapatmak.
Sonuç
Bu vaka ile:
- ✓stok tükenmeleri ve fazla alımlar azalır
- ✓siparişler kontrol altına girer, kayıt kaybolmaz
- ✓sayım farkları izlenebilir hale gelir
- ✓tedarikçi iletişimi dağınıklıktan çıkar
- ✓operasyon görünürleşir ve karar alma hızlanır
Bu iyileşmeler; hareket-kayıt modeli, status yaşam döngüsü ve sayım onay kapısı ile aynı veri üzerinde çalıştığı için ortaya çıkar. Stok artık "tahmin" değil, "hesap" haline gelir.
Stok Hata Oranı
%64 azaldı
Tek kaynak sayesinde
Sipariş Onay Süresi
%52 hızlandı
Kontrollü akış sayesinde
Sayım Doğruluk Oranı
%78 arttı
Görev bazlı sayım sayesinde
Eğer kurumunuzda stok ve sipariş süreçleri hâlâ Excel ve WhatsApp üzerinden ilerliyorsa; hangi noktada kontrol kaybolduğunu birlikte çıkarabiliriz.
Süreci birlikte değerlendirelim.
Eğer operasyonunuzda “burada bir şey eksik” hissi varsa, bunu birlikte netleştirebiliriz.