ÇALIŞMA DETAYI
Akademik çağrı ve değerlendirme operasyonu
Başvuru, hakem ve kurul hattının e-posta ve dosyalar arasında dağınık ilerlemesini tek işleyiş omurgasında toplama çalışması.
Bu çalışma bir ürün tanıtımı değil; belirli bir operasyon problemini nasıl ele aldığımın özeti.
Başlangıç noktası
Akademik proje çağrıları; başvurucular, hakemler ve kurul üyeleri arasında uzun yıllar boyunca e-posta, PDF dosyaları ve Excel listeleri üzerinden yürütülüyordu.
Başvurular çoğu zaman tek seferde doldurulmak zorundaydı. Dosyalar farklı kanallardan gidip geliyor, versiyonlar karışıyor ve sürecin hangi aşamada olduğu net biçimde izlenemiyordu.
Örnek Senaryo:
Öğrenci A başvuruyu yarım bıraktı; form kaydedilmedi ve 2 hafta sonra tekrar baştan başlamak zorunda kaldı. Hakem B değerlendirme için gerekli belgeleri farklı e-postalarda aradı; dosya çakışması nedeniyle eksik bilgiyle rapor yazdı. Kurul üyesi C Excel listesinde hangi başvurunun hangi aşamada olduğunu göremedi; toplantıda manuel kontrol yapmak zorunda kaldı.
Bu yapı;
- •başvurucu için kırılgan,
- •hakem için dağınık,
- •kurul için operasyonel olarak yorucuydu.
Temel tıkanmalar
Neden “tek seferde doldur” yaklaşımı sahada kırılıyor?
- •Uzun ve çok parçalı formlar tek oturumda tamamlanamıyordu
- •Tarayıcı kapanması / zaman aşımı veri kaybına yol açıyordu
- •Dosya yükleme ve "son hali hangisi?" belirsizdi
- •Başvurunun gerçekten tamamlanıp tamamlanmadığı anlaşılmıyordu
Hakem değerlendirmesinde tutarlılık neden bozuluyor?
- •Davet ve erişim süreçleri manuel ilerliyordu
- •Değerlendirmeler serbest metin olduğu için karşılaştırılamıyordu
- •Yazılan raporlar kaybolabiliyor veya yarım kalıyordu
- •Kurul için standart, okunabilir çıktılar üretilemiyordu
Kurul tarafında kontrol neden “kişiye” bağımlı kalıyor?
- •Kim başvurdu, kim yarım bıraktı net değildi
- •İnceleme süreci tek bir "kabul/red" anına sıkışıyordu
- •Etik, mülakat, karar, bildirim gibi adımlar görünmez kalıyordu
Bu çalışmadaki 3 ana karar
Neden başvuruyu tek formda bırakmadık?
Tek parça formlar ilk bakışta kolay görünür, ancak sahada asıl kopuş; uzun metin/belge hazırlığı, tarayıcı kapanması/zaman aşımı ve "bölüm bölüm ilerleme" ihtiyacında yaşanıyordu. Kopuş, "özellik eksikliği" değil, sürecin tek oturuma zorlanmasıydı.
Problem
Uzun akademik başvurular tek oturumda tamamlanamıyor; yarım kalıyor veya veri kaybına uğruyordu.
Karar
Başvuru sürecini adımlara böldük ve her adımı otomatik kaydedilen bir taslak haline getirdik.
Ortaya çıkan yapı
Başvurucu, tek seferde bitirmek zorunda kalmadan ilerler; süreç her an izlenebilir kalır.
Başvurucu Bilgileri
Akademik Profil
Doktora Portföyü
Mobilite
Son kayıt: 2 dk önce
Yüklemeler
Öneri & CV
Etik & Güvenlik
İnceleme
Gönder
Amaç “çok adım” değil: başvuruyu tek oturuma zorlamadan, kayıp riskini sıfıra yaklaştırmak.
Neden başvurucu ilerlemesi ile kurul sürecini ayırdık?
Problem
Başvurucunun formu tamamlaması, kurul için sürecin tamamlandığı anlamına gelmiyordu.
Karar
Sistemi iki ayrı ilerleme hattı ile tasarladık: Başvurucu ilerlemesi (form adımları) ve Kurul ilerlemesi (operasyonel kilometre taşları).
Ortaya çıkan yapı
Başvurucu kendi akışını; kurul kendi operasyonel sürecini izler. Aynı başvuru, iki farklı "gerçeklik" üzerinden yönetilir.
Başvurucu Görünümü
Kurul Görünümü
Aynı başvuru iki farklı “gerçeklik” taşır: başvurucu için form ilerler, kurul için karar süreci ilerler.
Neden tek PDF üretmedik?
Problem
Aynı başvuruyu; hakem, kurul ve arşiv aynı şekilde okuyamaz. Tek format dayatılınca okunabilirlik düşer ve manuel düzenleme başlar.
Karar
Aynı başvurunun, farklı paydaşlar için farklı okunabilirlik ihtiyaçları vardı. Bu yüzden tek PDF yerine iki ayrı çıktı paketi üretildi (kurul için özet, arşiv için tam); hakem değerlendirme raporu da ayrıca üretildi.
Ortaya çıkan yapı
Dosya hazırlama manuel olmaktan çıktı; kurul için standart, paylaşılabilir çıktılar oluştu.
Özet Başvuru Paketi
Kurul için
Tam Başvuru Dosyası
Hakemler için
Hakem Değerlendirme Raporu
Arşiv için
Aynı başvurunun “tek doküman” değil, rol bazlı okunabilirlik ihtiyacı vardır.
Ortaya çıkan yapı
Bu yapı sayesinde:
- ✓Başvurular yarım kalmaz; süreç adım adım ilerler
- ✓Hakem değerlendirmeleri standartlaşır ve karşılaştırılabilir hale gelir
- ✓Kurul süreci izlenebilir olur; operasyon tek bir hat üzerinden yürür
- ✓Çağrı yönetimi e-posta/Excel bağımlılığından çıkar ve sistemleşir
Bu çalışmayla birlikte başvuru ilerlemesi görünür hale geldi; hakem değerlendirmeleri standartlaştı; kurul süreci tek hat üzerinden izlenebilir oldu. Asıl değişiklik, işleyişin kişilerden bağımsız bir yapıya kavuşmasıydı.
Bu çalışma, akademik çağrı işleyişini yalnızca form düzeyinde değil; değerlendirme ve kurul hattıyla birlikte ele aldı.
Eğer kurumunuzda proje çağrıları hâlâ e-posta, PDF ve Excel üzerinden ilerliyorsa; nerede tıkandığını birlikte netleştirebilir, hangi kararların gerçekten değer yaratacağını çıkarabiliriz.
Örnek çalışma
Kullanıcı keşfi ile işletme tarafını aynı yapıda buluşturan iki taraflı sistem kurgusu
Kullanıcı keşfi ile işletme tarafının geri bildirim ve görünürlük ihtiyaçları aynı sistem mantığında birleşmiyordu.
Sistem kararlarını inceleyin→Örnek çalışma
Stok, sipariş ve tedarik akışlarını tek operasyon omurgasında toplayan yapı
Stok hareketleri, sipariş yaşam döngüsü ve kritik uyarılar tek veri yapısında toplanmıyordu.
Sistem kararlarını inceleyin→Süreci birlikte değerlendirelim
Eğer süreçleriniz dışarıdan çalışıyor gibi görünse de içeride belirsizlik, tekrar ve sürtünme üretiyorsa; ilk çerçeveyi birlikte çıkarabiliriz.