VAKA DETAY
Çağrı Operasyonu: Başvuru → Hakem → Kurul Hattını İzlenebilir Kılan Sistem Kurgusu
Akademik proje çağrılarında; başvuru, hakem değerlendirme ve kurul akışlarını tek bir sistemde izlenebilir hale getiren operasyon modeli.
Bu vaka, "başvuru uygulaması" yapmak değil; kararları görünür, rolleri net ve süreci devralınabilir hale getirmekti.
Başlangıç Noktası
Akademik proje çağrıları; başvurucular, hakemler ve kurul üyeleri arasında uzun yıllar boyunca e-posta, PDF dosyaları ve Excel listeleri üzerinden yürütülüyordu.
Başvurular çoğu zaman tek seferde doldurulmak zorundaydı. Dosyalar farklı kanallardan gidip geliyor, versiyonlar karışıyor ve sürecin hangi aşamada olduğu net biçimde izlenemiyordu.
Örnek Senaryo:
Öğrenci A başvuruyu yarım bıraktı; form kaydedilmedi ve 2 hafta sonra tekrar baştan başlamak zorunda kaldı. Hakem B değerlendirme için gerekli belgeleri farklı e-postalarda aradı; dosya çakışması nedeniyle eksik bilgiyle rapor yazdı. Kurul üyesi C Excel listesinde hangi başvurunun hangi aşamada olduğunu göremedi; toplantıda manuel kontrol yapmak zorunda kaldı.
Bu yapı;
- •başvurucu için kırılgan,
- •hakem için dağınık,
- •kurul için operasyonel olarak yorucuydu.
Sahada Gördüğümüz Temel Tıkanmalar
Neden “tek seferde doldur” yaklaşımı sahada kırılıyor?
- •Uzun ve çok parçalı formlar tek oturumda tamamlanamıyordu
- •Tarayıcı kapanması / zaman aşımı veri kaybına yol açıyordu
- •Dosya yükleme ve "son hali hangisi?" belirsizdi
- •Başvurunun gerçekten tamamlanıp tamamlanmadığı anlaşılmıyordu
Hakem değerlendirmesinde tutarlılık neden bozuluyor?
- •Davet ve erişim süreçleri manuel ilerliyordu
- •Değerlendirmeler serbest metin olduğu için karşılaştırılamıyordu
- •Yazılan raporlar kaybolabiliyor veya yarım kalıyordu
- •Kurul için standart, okunabilir çıktılar üretilemiyordu
Kurul tarafında kontrol neden “kişiye” bağımlı kalıyor?
- •Kim başvurdu, kim yarım bıraktı net değildi
- •İnceleme süreci tek bir "kabul/red" anına sıkışıyordu
- •Etik, mülakat, karar, bildirim gibi adımlar görünmez kalıyordu
3 Ana Karar
Neden başvuruyu tek formda bırakmadık?
Tek parça formlar ilk bakışta kolay görünür, ancak sahada asıl kopuş; uzun metin/belge hazırlığı, tarayıcı kapanması/zaman aşımı ve "bölüm bölüm ilerleme" ihtiyacında yaşanıyordu. Kopuş, "özellik eksikliği" değil, sürecin tek oturuma zorlanmasıydı.
Problem
Uzun akademik başvurular tek oturumda tamamlanamıyor; yarım kalıyor veya veri kaybına uğruyordu.
Karar
Başvuru sürecini adımlara böldük ve her adımı otomatik kaydedilen bir taslak haline getirdik.
Sonuç
Başvurucu, tek seferde bitirmek zorunda kalmadan ilerler; süreç her an kontrol altında kalır.
Başvurucu Bilgileri
Akademik Profil
Doktora Portföyü
Mobilite
Son kayıt: 2 dk önce
Yüklemeler
Öneri & CV
Etik & Güvenlik
İnceleme
Gönder
Amaç “çok adım” değil: başvuruyu tek oturuma zorlamadan, kayıp riskini sıfıra yaklaştırmak.
Neden başvurucu ilerlemesi ile kurul sürecini ayırdık?
Problem
Başvurucunun formu tamamlaması, kurul için sürecin tamamlandığı anlamına gelmiyordu.
Karar
Sistemi iki ayrı ilerleme hattı ile tasarladık: Başvurucu ilerlemesi (form adımları) ve Kurul ilerlemesi (operasyonel kilometre taşları).
Sonuç
Başvurucu kendi akışını; kurul kendi operasyonel sürecini izler. Aynı başvuru, iki farklı "gerçeklik" üzerinden yönetilir.
Başvurucu Görünümü
Kurul Görünümü
Aynı başvuru iki farklı “gerçeklik” taşır: başvurucu için form ilerler, kurul için karar süreci ilerler.
Neden tek PDF üretmedik?
Problem
Aynı başvuruyu; hakem, kurul ve arşiv aynı şekilde okuyamaz. Tek format dayatılınca okunabilirlik düşer ve manuel düzenleme başlar.
Karar
Aynı başvurunun, farklı paydaşlar için farklı okunabilirlik ihtiyaçları vardı. Bu yüzden tek PDF yerine iki ayrı çıktı paketi üretildi (kurul için özet, arşiv için tam); hakem değerlendirme raporu da ayrıca üretildi.
Sonuç
Dosya hazırlama manuel olmaktan çıktı; kurul için standart, paylaşılabilir çıktılar oluştu.
Özet Başvuru Paketi
Kurul için
Tam Başvuru Dosyası
Hakemler için
Hakem Değerlendirme Raporu
Arşiv için
Aynı başvurunun “tek doküman” değil, rol bazlı okunabilirlik ihtiyacı vardır.
Operasyonel Sonuç
Bu yapı sayesinde:
- ✓Başvurular yarım kalmaz; süreç adım adım ilerler
- ✓Hakem değerlendirmeleri standartlaşır ve karşılaştırılabilir hale gelir
- ✓Kurul süreci izlenebilir olur; operasyon tek bir hat üzerinden yürür
- ✓Çağrı yönetimi e-posta/Excel bağımlılığından çıkar ve sistemleşir
Başvuru Tamamlanma Süresi
%45 azaldı
Ortalama tamamlanma süresi
Yarım Kalan Başvurular
%72 azaldı
Otomatik kayıt sayesinde
Kurul Karar Süresi
%38 hızlandı
İzlenebilir süreç sayesinde
InnoSI, yalnızca bir "başvuru formu" değil; akademik proje çağrılarının uçtan uca operasyonel modelidir.
Eğer kurumunuzda proje çağrıları hâlâ e-posta, PDF ve Excel üzerinden ilerliyorsa; nerede tıkandığını birlikte netleştirebilir, hangi kararların gerçekten değer yaratacağını çıkarabiliriz.
Süreci birlikte değerlendirelim.
Eğer operasyonunuzda “burada bir şey eksik” hissi varsa, bunu birlikte netleştirebiliriz.